Học cách làm việc

Nước Mỹ mỗi năm bị mất khoảng 588 tỉ USD tương đương 5% GDP do tình trạng người lao động Mỹ không tập trung hoàn thành dứt điểm từng công việc một mà cứ đang làm dở việc A lại ngừng lại để suy nghĩ về việc B hay xử lý một việc C chen ngang. Đó là số liệu do Basex, công ty nghiên cứu công nghệ tin học ở New York đưa ra cuối năm 2005. 

5 nguyên nhân gây đứt quãng công việc xếp theo thứ tự quan trọng giảm dần là: 

- Một đồng nghiệp đến nói chuyện với bạn. 
- Bạn bị gọi đi khỏi vị trí làm việc của mình (hoặc tự nguyện đi khỏi).
- Bạn đọc và trả lời thư điện tử. 
- Bạn chuyển sang làm một công việc khác trên máy tính, ví dụ đang soạn văn bản lại nảy ra ý lướt web.
- Bạn sử dụng điện thoại (nghe, gọi, đọc tin nhắn và soạn tin nhắn gửi đi). 

Điều đáng chú ý là già nửa số nguyên nhân lại xuất phát từ việc sử dụng những thành tựu của tin học và viễn thông!

Xử lý cái việc chen ngang xong, bạn phải mất một khoảng thời gian kha khá mới bắt tâm trí thực sự quay lại được với cái công việc vừa bị đứt quãng. Khoảng thời gian "sửa soạn quay lại" đó chính là sự lãng phí. Và cái phí xao nhãng (cost of not paying attention) này thật sự khổng lồ. Ở Việt Nam ta, cái chi phí xao nhãng này nếu chỉ tính ở mức 2% GDP cũng đã lên đến 1 tỉ USD mỗi năm.

Ngày nay ở công sở không mấy ai không dùng ĐTDĐ, rất nhiều người dùng tới 2 chiếc. Nếu văn phòng được trang bị internet mạng LAN thì mỗi nhân viên đều có một đến vài hộp thư điện tử, lại có internet messenger để gửi và nhận tin ngắn tức thì, chưa kể rằng mỗi người còn có một điện thoại cố định kéo đến tận bàn. 

Thử kiểm đếm xem mỗi ngày bạn đã mất bao nhiêu thời gian để trả lời điện thoại, trả lời tin nhắn điện thoại, trả lời e-mail, trả lời tin nhắn internet messenger? Ngoại trừ những cuộc điện thoại, tin nhắn hay e-mail thực sự quan trọng và cần phải xử lý ngay để phục vụ công việc cấp bách ra, những cuộc không-có-cũng-không-sao và bao-giờ-xử-lý-cũng-được còn lại đã ngốn của bạn mất bao nhiêu thời gian? Và quan trọng hơn nhiều là bạn phải mất bao nhiêu thời gian để bắt tâm trí quay lại tiếp tục cái công việc vừa bị gián đoạn kia? Ở Việt Nam rồi đây sẽ có thống kê, còn ở Mỹ thì con số đó là 2,1 giờ/người/ngày, tương đương với 28% quỹ thời gian lao động của ngày (đối với nhân viên công nghệ thông tin làm việc trong các công ty quản lý đầu tư được điều tra chọn mẫu). 

Thống kê của Đại học California cũng cho thấy trung bình cứ mất 11 phút để giải quyết một công việc chen ngang thì phải mất tới 25 phút mới bắt tâm trí quay trở lại được với cái công việc chính vừa bị gián đoạn. Còn nghiên cứu của Microsoft thì cho biết lúc bắt đầu và lúc sắp hoàn tất một công việc là những thời điểm mà một công việc chen ngang sẽ gây hậu quả lớn nhất. Khi công việc vừa bắt đầu, cái việc chen ngang sẽ làm bạn quên mất mục tiêu đã đặt ra. Còn khi công việc sắp hoàn tất, nó sẽ bứt bạn ra khỏi việc ngẫm nghĩ để chuẩn bị cho những việc sẽ làm tiếp theo.

Điều đáng ngạc nhiên nhất là ngay ở Mỹ, đất nước có rất nhiều nghiên cứu về kỹ năng sống và làm việc, cũng rất ít người áp dụng những biện pháp sơ đẳng nhất để công việc khỏi bị gián đoạn. Có tới 55% số người được hỏi nói rằng họ mở e-mail ngay khi nó tới hoặc ngay sau đó, bất kể mình đang bận đến mức nào. Hầu hết đều không dùng tới biện pháp tắt tín hiệu màn hình báo thư tới. Tức là hầu hết đều để cho mình bị những cỗ máy giết thời gian cám dỗ và sa ngã vào đó mà không hề có biện pháp chủ động phòng ngừa.

Thấm thía mặt trái của việc lạm dụng công nghệ thông tin và viễn thông, ngày càng có nhiều người, nhất là những người hoạt động trong lĩnh vực sáng tạo, áp dụng nguyên tắc tắt hết ĐTDĐ, iPod, internet messenger; không đọc và gửi e-mail hay duyệt web v.v... khi đang phải tập trung giải quyết một công việc nào đó. 

Còn bạn thì sao? Bạn có thấy rằng từ nay mình cần phải rèn luyện tác phong chỉ làm một việc trong một thời điểm và hạn chế tới mức thấp nhất việc sử dụng ĐTDĐ, điện thoại bàn, e-mail, internet messenger, và cả việc lang thang không mục đích trên internet nữa, hay không?