Sắp xếp thời gian để làm việc hiệu quả hơn

Làm thế nào để làm việc hiệu quả hơn? Bằng cách sắp xếp thời gian hợp lý và chia nhỏ khối lượng công việc, bạn có thể gặt hái nhiều thành công trong quá trình làm việc hơn. Ngày nay, con người bận rộn một cách khó hiểu: công việc và nhiều trách nhiệm khác trong cuộc sống đã chiếm hết thời gian của họ. Vì thế họ không còn lúc nào để cải thiện khả năng làm việc của mình. Bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn một số mẹo nhỏ để giải quyết vấn đề trên.

Đầu tiên bạn hãy xem lại cách sử dụng thời gian của mình. Thời gian là của bạn và chính bạn là người quyết định sử dụng nó như thế nào. Bạn nên có một thời gian biểu ghi rõ những việc phải làm ở công ty, ở nhà... Một số chuyên gia đã chỉ ra rằng: hàng ngày mỗi người chúng ta đều lãng phí khoảng hai tiếng đồng hồ. Bạn dành bao nhiêu thời gian cho việc xem tivi. Nếu nhiều hơn 1 hoặc 2 h mỗi ngày thì bạn hãy bớt lại và dành khoảng thời gian đó để cải thiện công việc. Nếu mỗi ngày bạn bớt đi 5% thời gian xem TV thì trong một tuần làm việc 40 tiếng bạn đã có thêm 2 tiếng đồng hồ nữa rồi đấy. Dần dần bạn sẽ có thói quen dự liệu công việc. 

Bạn nên có một thời gian biểu mới, thay vì ghi lên trên đó hàng loạt những việc cần làm, bạn hãy ghi chỉ những việc quan trọng nhất và thực sự có tác dụng cải thiện hiệu quả làm việc của bạn. Có nhiều trang web về kỹ năng quản lý thời gian trên mạng, nhưng nếu bạn chỉ đọc mà không làm theo thì sẽ không có tác dụng gì. Đừng nghĩ rằng bạn có quá ít thời gian để làm theo những gì người ta chỉ dẫn. Nếu bạn biết vận dụng những lời chỉ dẫn đó để sắp xếp lại thời gian của mình thì hiệu quả công việc sẽ rất cao đấy!

Một phần quan trọng không kém là bạn phải biết đặt ra những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho bản thân mình. Và cần phải xem lại những mục tiêu đó một cách thường xuyên. Một số người thích xây dựng những kế hoạch chi tiết và lên kế hoạch thực hiện chúng. Một số người khác lại lập những danh sách bao gồm những nhiệm vụ khác nhau cần làm. Những cách trên không thực sự hiệu quả. Hãy xác định rõ ràng những mục tiêu ngắn hạn của bạn. Những mục tiêu này phải đủ nhỏ để bạn có thể thấy sự tiến bộ của mình và đủ lớn để bạn có cảm giác hạnh phúc khi hoàn thành chúng. Những mục tiêu của bạn phải thực tế, tránh những gì vượt quá khả năng của bạn. Hãy chọn những lĩnh vực mà bạn cảm thấy tự tin nhất và rèn cho mình tính kỷ luật. 

Thói quen ghi nhận những thành công của mình cũng quan trọng không kém. Chỉ đơn giản bằng cách tự thưởng cho mình một bữa ăn thật thịnh soạn hay một cuộc đi dạo trong công viên. Việc ghi nhận thành công giúp bạn tự tin để sẵn sàng gặt hái nhiều thành công hơn nữa. Ví dụ nếu bạn quyết định theo một khoá học. Mục tiêu ngắn hạn là tìm hiểu về chi phí và địa điểm của khoá học đó. Hiện nay có rất nhiều cách học. Bạn có thể chọn một lớp học buổi tối, lớp học cuối tuần hoặc một chương trình học trên mạng. Còn mục tiêu dà hạn chính là hoàn thành khóa học đó. Bằng những cách trên bạn đã dành nhiều hơn 2 giờ một tuần để cải thiện công việc của mình.

Một khía cạnh khác của quản lý thời gian đó là hãy theo dõi quá trình hoạt động của bản thân. Nếu bạn làm việc cho một cơ quan nhà nước, bạn có thể sẽ được cất nhắc lên nhiều vị trí khác nhau. Trong quá trình thăng tiến này, bạn sẽ phải trải qua nhiều lần kiểm tra và phỏng vấn. Bạn nên có lịch riêng để theo dõi nếu không bạn sẽ bỏ lỡ những cơ hội quý giá để cải thiện vị trí của mình trong công ty. Thật là... lãng nhách khi bạn đã bỏ qua một dịp thăng chức chỉ vì khi bạn đọc được thông báo tuyển dụng nội bộ của công ty thì nó đã... hết hạn 2 ngày. 

Hãy bố trí lịch làm việc phù hợp với đồng hồ sinh học của bạn. Hãy giải quyết những việc khó khăn khi đầu óc bạn minh mẫn nhất. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn vừa đi làm, vừa đi học. Bạn sẽ thấy trong ngày có những thời điểm bạn học rất dễ vô. Nếu biết chọn dúng thời điểm bạn sẽ làm được rất nhiều việc. Một mẹo khác là bạn có thể "một công đôi việc". Ví dụ bạn có thể học trong khi làm việc nhà hoặc khi lái xe bằng cách sử dụng băng, đĩa. Đây là cách rất tuyệt để tận dụng thời gian.

Cuối cùng, hãy nhớ rằng mọi việc đều phụ thuộc vào bạn. Nếu bạn có kỹ năng sáng tạo và phân tích để đánh giá được hoàn cảnh của mình và những việc cần làm, bạn sẽ có thời gian. Kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp bạn hoàn thành những mục tiêu đặt ra và đạt được vị trí mong muốn. Và một điều quan trọng là hãy dành thời gian để ghi nhận những thành công của mình bạn nhé.